Les trois dernières années ont pas mal bousculé le monde du travail, son fonctionnement et ses méthodes d’organisation. Le management a lui aussi été impacté.

Dans le secteur tertiaire, après ces périodes de télétravail prolongées, les collaborateurs ont, pour beaucoup, été invités à revenir au bureau. Tout en continuant à bénéficier de journées de télétravail régulières voire même hebdomadaires.

Une nouvelle configuration d’organisation du travail et de management est alors apparue: le travail hybride. Et avec lui, de nouveaux challenges pour les managers.

Comment parvenir à coordonner et superviser des équipes qui ne sont pas toutes présentes au même endroit au même moment ?

Ces problématiques existaient déjà pour les équipes internationales ou multisites, mais la pandémie et ses conséquences ont généralisé ce cas de figure.

Et de nombreux managers doivent aujourd’hui apprendre à gérer de manière efficace des collaborateurs qui sont éparpillés géographiquement. Et qui appliquent des modes de travail différents. Car on le sait, le télétravail a ses spécificités qui font qu’il se distingue du simple fait de travailler dans un bureau autre que celui du reste de son équipe.

Matériel et outils

Le premier point pour garantir un travail à distance efficace, c’est de disposer de matériel et d’outils adéquats.

Cela passe bien sûr par un ordinateur et une connexion wifi performante. Mais il faut aussi avoir à disposition des outils collaboratifs et de communication qui permettent d’échanger à distance, autrement que par téléphone ou par email.

Les outils collaboratifs permettent de travailler en même temps sur un même document, de faire des ajustements visibles par tous en temps réel, de limiter ainsi les temps de réunion et les envois de documents par email.

Les outils de communication à distance englobent les plateformes de visioconférences et les messageries instantanées. Les premières permettent d’entretenir le lien, même à distance, et de maintenir l’interactivité des réunions. Les dernières favorisent des échanges plus spontanés et rapides. Mais elles sont aussi le lieu de conversations plus légères, tel que celles qu’on pouvait avoir à la machine à café. Et elles sont importantes pour entretenir la cohésion de votre équipe.

Plusieurs références d’outils collaboratifs et de communication sont disponibles sur le marché. L’entreprise doit s’assurer de bien étudier les options possibles pour choisir celles correspondant le mieux à son contexte et ses contraintes.

Pratiques de management

Des pratiques de management qui doivent impérativement s’adapter à ce nouveau contexte afin de garantir la pérennité et l’efficacité de ce mode de travail qui est désormais incontournable pour la majorité des collaborateurs.

L’importance de la communication

Il est nécessaire de trouver le bon équilibre entre l’autonomie laissée à vos équipes et le contrôle de l’avancée des missions de chacun. Dans ce cas de figure, la communication est clé.

Il est primordial de planifier un point régulier et individuel avec chaque personne de votre équipe. La fréquence (une fois par semaine ou toutes les deux semaines) est à déterminer selon vos besoins. Ces points peuvent se faire au moment où vous êtes tous les deux au bureau par exemple.

Vous devez aussi arriver à faire comprendre à vos collaborateurs que, même à distance, vous êtes disponible en cas de question ou problème. Précisez par quel moyen de communication vous souhaitez être contacté (téléphone, email, visioconférence, messagerie instantanée…).

Il est même possible de prévoir des créneaux dédiés pendant lesquels n’importe quelle personne de l’équipe peut vous solliciter (principe des “office hours” en anglais). Ce qui ne les empêche pas bien sûr de communiquer avec vous en dehors de ces moments en cas d’urgence.  

Enfin, si vous avez l’impression qu’un collaborateur est plus en retrait ou modifie son comportement, parlez-en tout de suite pour essayer de comprendre la source du problème et apporter votre aide si besoin. Cela implique d’être attentif et capable de reconnaître et écouter les signaux faibles.